Todos nós já nos sentimos sobrecarregados no trabalho. Isso pode ser devido, em particular, à falta de organização. Ao longo de um dia, entre nossas tarefas e as distrações, às vezes pode ser difícil ser eficiente . Felizmente, existem soluções para aprender a organizar seu trabalho . É o que veremos neste conteúdo dedicado a boas dicas para se organizar no trabalho.
Resumo
1 – Regras e dicas para se organizar no trabalho
2 – As diferentes ferramentas para organizar o seu trabalho
3 – Perguntas frequentes
Regras e dicas para se organizar no trabalho
1 – Crie uma rotina
Para que eficiência rima com organização no trabalho, a primeira regra é montar uma rotina. Esta rotina permite-lhe colocar-se nas condições ideais para um dia produtivo no escritório .
Veja alguns exemplos de atividades empresariais:
- Ler
- Meditar
- Faça um curso em um campo que lhe interessa
- Siga em frente em um projeto que está perto do seu coração
Estabeleça uma rotina que lhe traga algo e reduza qualquer estresse. É para ser um momento para você e para aumentar sua produtividade. Cabe, portanto, a você encontrar as atividades que o colocam nas melhores condições para ser mais eficaz nos negócios.
2 – Cuide do seu ambiente de trabalho
Parece óbvio, mas para ser eficaz, é importante trabalhar em um ambiente de apoio . Para fazer isso, certifique-se de ter sempre uma mesa arrumada para promover a concentração em particular.
Evite ruídos e distrações, se possível . Se você trabalha com outros colaboradores, por exemplo, pode usar fones de ouvido com cancelamento de ruído. Ou instale plantas para delimitar um espaço pessoal em um espaço aberto. O objetivo é que você “quer” sentar em sua mesa para trabalhar lá.
3 – Tenha as ferramentas e softwares certos
Existem várias ferramentas para ajudar a organizar o seu trabalho. Tipo, uma agenda ou um aplicativo do Google Agenda, por exemplo. Por exemplo, existem softwares de lista de tarefas que permitem listar suas tarefas e gerenciá-las em ordem de prioridade com status de processamento. Cabe a você ver qual metodologia melhor se adapta a você para ajudá-lo a planejar seu dia.
4 – Estabeleça metas
Para ser eficaz, você precisa ter um objetivo. Portanto, é importante reservar um tempo para definir seus objetivos . Sejam seus objetivos de curto prazo (dia/semana) ou de longo prazo (mês/ano).
Quanto mais claros os objetivos, mais fácil é organizar o seu tempo de trabalho. Para definir seus objetivos, você pode usar o método SMART . Permite determinar objetivos específicos de acordo com critérios específicos. Cada objetivo deve ser:
- Específico
- Mensurável
- alcançável
- Realista
- Definido temporariamente
5 – Defina prioridades
Quanto mais cuidadoso for o planejamento , mais ótima será a organização no trabalho. Uma vez definidos os objetivos, eles devem ser divididos em tarefas. Então, você tem que classificar cada tarefa de acordo com sua urgência e importância.
Ao priorizar as tarefas, você provavelmente descobrirá que nem todas são urgentes. Ajuda a organizar melhor o seu tempo de trabalho . Existem várias ferramentas, incluindo a matriz de Eisenhower . Essa matriz permite classificar cada tarefa de acordo com seu grau de urgência e importância. Isso lhe dá uma visão clara de suas prioridades. Consulte nossa comparação do melhor software de planejamento para ajudá-lo a segui-lo.
6 – Siga a lei de Pareto
Essa lei estipula que apenas 60% do tempo disponível deve ser agendado . E não inclua mais de 5 tarefas importantes em seu planejamento. De fato, para ganhar produtividade a longo prazo, é importante não sobrecarregar o cérebro.
É mais importante realizar apenas algumas tarefas, com eficiência, do que apressar várias tarefas. Ainda de acordo com a lei de Pareto, apenas 20% das tarefas realizadas têm valor real ! Daí a importância de estabelecer prioridades.
7 – SEM multitarefa
Muitas vezes acreditamos, erroneamente, que por estarmos em vários projetos ao mesmo tempo, somos mais produtivos. No entanto, é o inverso. O cérebro é menos eficiente quando precisa dividir sua atenção entre várias atividades . Portanto, é aconselhável concentrar-se em apenas uma tarefa de cada vez.
Para isso, você pode, por exemplo, usar um cronômetro (como o método Pomodoro). Por um tempo limitado (20 minutos) você se concentra apenas em uma tarefa. Então você faz uma pequena pausa (5 minutos). E assim por diante.
8 – Planeje o inesperado
Pode parecer paradoxal, mas para organizar bem o seu trabalho, você deve se planejar para o inesperado. Isso significa que você deve deixar horários livres em sua agenda . Apenas para todas as coisas que você não pode prever. Uma emergência, por exemplo. Ou um novo arquivo urgente. Ter planejado para esses momentos impedirá que você aumente o estresse diante do inesperado.
9 – Aprenda a delegar
Se você trabalha em equipe, não hesite em delegar determinadas tarefas aos seus colaboradores. Isso permitirá que você tenha uma melhor organização no trabalho. E concentre-se apenas nas tarefas importantes para seus objetivos. Aqui também, não hesite em contar com ferramentas de trabalho colaborativo para facilitar as trocas e o compartilhamento de informações.
Mesmo que você trabalhe sozinho, é possível delegar. Por exemplo, você pode confiar uma tarefa administrativa demorada a um freelancer.
10 – Analise sua organização no trabalho
Para ganhar em eficiência , e ter uma melhor gestão do seu tempo de trabalho , é fundamental analisar a sua organização. Ao realizar esta análise, você poderá perceber o tempo real que gasta em cada tarefa. E assim, melhorar seu planejamento futuro.
Também ajuda a determinar se a metodologia utilizada para organizar o trabalho é a correta. Se este não for o caso, não hesite em mudar a ferramenta. Até encontrar o que mais combina com você.
As diferentes ferramentas para organizar o seu trabalho
Um diário
Pode parecer óbvio, mas um diário é essencial para se organizar no trabalho. Além de prática, essa ferramenta permite reunir todas as suas anotações em um só lugar. Quer se trate de compromissos, prazos ou mais, todas as suas atividades são registradas em um só lugar.
De relance você pode ver o que você tem que fazer. E comece a planejar seu dia de acordo com as prioridades.
Se você preferir ferramentas digitais, existem muitos aplicativos de calendário. É o caso, por exemplo, do Google Calendar, que pode ser sincronizado com sua caixa de correio para uma eficiência ainda maior.
Esta ferramenta aparentemente simples, no entanto, esconde um forte potencial para ajudar a organizar melhor o seu tempo de trabalho.
software de gerenciamento de tarefas
Outra ferramenta online essencial para organizar seu trabalho: o gerenciador de tarefas. Como o próprio nome sugere, esta ferramenta ajuda você a gerenciar suas tarefas. Seu conteúdo geralmente é uma lista de tarefas.
O software de gerenciamento de tarefas permite que você liste todas as coisas a fazer , SEM atribuir a elas um cronograma específico. Em particular, você pode consultar o gerente para classificar suas tarefas de acordo com as prioridades.
Para organizar o seu tempo de trabalho da melhor forma, é interessante combinar estas ferramentas: agenda/gestor de tarefas.
Uma caixa de correio organizada
Organizar-se no trabalho envolve organizar e “arrumar” sua caixa de correio . De fato, todos os dias, recebemos muitos e-mails. No entanto, nem todos são importantes.
Para não ficar sobrecarregado e organizar melhor seu trabalho, é importante classificar os e-mails recebidos . Processe cada mensagem e categorize-a de acordo com a urgência:
- Arquivo para fazer ou seguir
- Cesto de lixo
- Arquivos
Ter uma caixa de correio bem organizada não apenas tornará mais fácil para você encontrar o caminho. Mas também para se sentir menos oprimido ao ver todas aquelas mensagens esperando na sua caixa de entrada.
Softwares de gerenciamento de projetos
Se você trabalha em equipe, o uso de software de gerenciamento de projetos permite uma melhor organização no trabalho. Principalmente entre colegas de trabalho. Será mais fácil para você acompanhar o andamento, transmitir as informações aos seus colaboradores e gerenciar os horários.
Mesmo se você estiver trabalhando sozinho, há muitos aspectos positivos em usar um software de gerenciamento de projetos. Isso permite que você planeje suas tarefas com clareza. Para ver exatamente onde você está, o que você ainda tem que fazer. Mas também para não se espalharem.
O software centraliza a informação relativa a um projeto, quer se trate de prazos, tarefas a realizar ou orçamento. Essa visão global permite que você organize melhor seu trabalho.
Perguntas frequentes
FAQ: Gestor de tráfego
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Gestor de Tráfego para Negócios Locais
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Como ser um Gestor de Tráfego Gestor de Tráfego
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